Sesebuah perniagaan hanya boleh berfungsi dengan potensi sepenuhnya dengan pengurusan proses yang betul. Tetapi apakah definisi sebenar pengurusan proses?
Memandangkan banyak perniagaan bertukar kepada kerja jauh semasa pandemik 2020, banyak pengurusan proses menjadi digital juga. Walaupun pekerja akhirnya kembali ke pejabat mereka, pengurusan proses telah menemui rumah baharu dalam awan.
Dengan perubahan mendadak ini dan minat untuk menyempurnakan pengurusan proses, adalah wajar anda menyelam lebih mendalam tentang pengurusan proses yang sebenarnya. Dan sebagai sebuah syarikat yang, secara jujur, mendapat manfaat daripada peralihan itu, kami mempunyai banyak perkara untuk diperkatakan mengenai perkara itu.
Dalam artikel ini kami akan mentakrifkan pengurusan proses, bercakap tentang faedah dan cabarannya serta memberi anda nasihat tentang cara melaksanakannya ke dalam perniagaan anda.
Pada akhirnya, kami juga akan memasukkan templat percuma untuk membantu anda bermula.
Definisi pengurusan proses
Okay, jadi apakah sebenarnya pengurusan proses?
Pengurusan proses – atau pengurusan proses perniagaan (BPM) – ialah teknik yang digunakan oleh organisasi untuk menganalisis, mengoptimumkan, memantau dan mengawal pelbagai proses perniagaan.
muat naik dokumen perkataan ke google docs
Dengan BPM, syarikat dapat:
- Automasi proses berulang, supaya ia sentiasa berjalan lancar
- Analisis proses yang lalu untuk melihat perkara yang berjalan dengan betul dan apa yang tidak
- Jejaki metrik merentas proses yang berbeza
- Lakukan analisis risiko untuk mengurangkan risiko masa hadapan
- Ukur kecekapan menggunakan data sebelumnya
Mengapa perlu bersusah payah dengan pengurusan proses?
BPM ialah sesuatu yang diperlukan oleh setiap organisasi kerana ia membantu anda memahami perniagaan anda dengan lebih baik.
Dengan menggunakan BPM, anda boleh menganalisis semua proses perniagaan anda untuk mencari ketidakcekapan dan menghasilkan penyelesaian untuk membetulkan dan mengoptimumkannya. Ia menjadikan operasi harian berjalan lebih lancar dan menambah baik pengurusan sumber.
Tetapi itu hanya faedah kecil.
Faedah lain melakukan ini sangat besar. Ia bukan sahaja menjimatkan masa dan wang organisasi anda, tetapi ia juga membolehkan perniagaan anda bertindak balas terhadap permintaan pelanggan dan pasaran dengan lebih pantas.
Faedah mentakrifkan pengurusan proses dengan jelas
Memahami definisi BPM bermakna anda boleh membezakannya dengan lebih baik daripada pengurusan program dan projek. Mengetahui perbezaan antara tiga jenis proses bermakna anda akan dapat menggunakan semuanya dengan berkesan.
virus yahoo redirect
Dengan BPM, adalah penting untuk diingat bahawa ia adalah untuk proses berulang dalam organisasi anda. Ini biasanya merupakan proses berterusan dalam perniagaan dan tidak mempunyai penghujung tertentu, seperti penerimaan pekerja. Itulah faktor pembezaan terbesarnya.
Pengurusan projek ialah penyampaian produk atau perkhidmatan tertentu. Terdapat permulaan dan pengakhiran yang jelas. Projek biasanya adalah perkara sekali sahaja yang tidak berulang, dan pasukan hanya boleh bekerja pada satu demi satu.
Pengurusan program berada di antara dua yang lain. Ia berkaitan dengan menguruskan saling bergantung antara projek yang berbeza. Seperti BPM, pengurusan program secara amnya berterusan, tetapi tidak seperti BPM, ia tidak berurusan dengan proses yang berkaitan dengan perniagaan secara keseluruhan.
Faedah menggunakan pengurusan proses
Pengurusan proses ialah aspek kritikal mana-mana operasi perniagaan, bertujuan untuk meningkatkan kecekapan, mengurangkan kos dan meningkatkan prestasi keseluruhan. Berikut adalah beberapa faedah utama menggunakan pengurusan proses:
Peningkatan kecekapan
Melaksanakan pengurusan proses membolehkan organisasi menyelaraskan operasi mereka, menghapuskan tugas yang berlebihan, dan meningkatkan produktiviti. Dengan proses yang jelas, pekerja boleh bekerja dengan lebih cekap, yang membawa kepada penjimatan masa dan kos.
Penambahbaikan yang berterusan
Dengan menggunakan pengurusan proses, perniagaan boleh memantau dan menilai proses mereka secara berterusan untuk mengenal pasti bidang penambahbaikan. Ini membolehkan mereka membuat pelarasan yang diperlukan, mengoptimumkan aliran kerja dan meningkatkan prestasi secara berterusan.
Perkhidmatan pelanggan yang dipertingkatkan
Dengan kecekapan yang lebih baik dan proses yang diperkemas, organisasi boleh menyediakan perkhidmatan pelanggan yang lebih baik. Proses seperti pemenuhan pesanan, penyelesaian aduan dan penerimaan pelanggan boleh diseragamkan dan dilaksanakan secara konsisten, menghasilkan masa tindak balas yang lebih baik dan kepuasan pelanggan.
Penjimatan kos
Pengurusan proses membantu mengenal pasti kesesakan, redundansi dan ketidakcekapan, membolehkan perniagaan mengoptimumkan peruntukan sumber mereka dan mengurangkan kos. Dengan menghapuskan langkah yang tidak perlu dan mengautomasikan proses manual, organisasi boleh mencapai penjimatan kos yang ketara.
Membuat keputusan yang lebih baik
Pengurusan proses menyediakan perniagaan dengan data masa nyata dan cerapan tentang operasi mereka. Ini membolehkan mereka membuat keputusan termaklum berdasarkan maklumat yang tepat, yang membawa kepada hasil perniagaan yang lebih baik dan pencapaian matlamat strategik.
Jenis pengurusan proses
Pengurusan proses boleh melakukan banyak perkara untuk membantu anda mencapai matlamat perniagaan anda, tetapi anda perlu membiasakan diri dengan pelbagai jenis untuk mengetahui yang terbaik untuk anda.
Pengurusan proses perniagaan
Pengurusan proses jenis ini menumpukan pada penambahbaikan proses perniagaan dan aliran kerja merentas jabatan atau fungsi yang berbeza dalam organisasi. Ia bertujuan untuk mengoptimumkan proses, meningkatkan kecekapan dan menyelaraskannya dengan matlamat strategik. Perisian pengurusan proses perniagaan ialah cara terbaik untuk membantu anda menyediakan sistem pengurusan proses.
Pengurusan projek
Pengurusan projek melibatkan perancangan, pelaksanaan dan pemantauan projek khusus untuk mencapai objektif khusus dalam jangka masa yang ditetapkan. Ia memastikan projek dihantar tepat pada masanya, mengikut bajet, dan memenuhi piawaian kualiti yang dikehendaki.
Pengurusan aliran kerja
Pengurusan aliran kerja memfokuskan pada penyelarasan dan pengoptimuman tugas, aktiviti dan kelulusan dalam proses yang ditentukan. Ia memastikan bahawa kerja dialihkan dengan cekap, tarikh akhir dipenuhi, dan semua langkah yang perlu diselesaikan.
Pengurusan program
Pengurusan program melibatkan pengurusan pelbagai projek berkaitan sebagai usaha yang diselaraskan untuk mencapai objektif organisasi. Ia melibatkan penyeliaan perancangan, pelaksanaan dan pemantauan pelbagai projek dan memastikan penjajaran mereka dengan matlamat strategik.
Automasi proses robotik (RPA)
RPA melibatkan penggunaan robot perisian atau bot untuk mengautomasikan tugasan yang berulang dan berasaskan peraturan. Ia bertujuan untuk meningkatkan kecekapan, ketepatan dan kelajuan dengan mengurangkan campur tangan manual dan meminimumkan ralat.
Bagaimana untuk mendidik pasukan anda tentang definisi pengurusan proses
Ahli pasukan lebih terdedah kepada perubahan daripada kebanyakan pengurus cenderung memberi mereka kredit. Walau bagaimanapun, terlalu kerap, BPM dipenuhi dengan satu set dan melupakan jenis sikap. Terdapat sedikit perubahan.
Apabila ia datang untuk mendidik pasukan anda tentang definisi pengurusan proses, pendekatan anda adalah lebih penting daripada cara anda menyatakan definisi tersebut. Tanya diri anda ini:
- Mengapa saya mahu pasukan saya mengetahui definisi pengurusan proses?
- Bagaimanakah pasukan akan mendapat manfaat daripada mengetahui definisi?
- Apakah jangkaan saya terhadap pasukan selepas kita membincangkan BPM?
- Adakah saya mahukan idea pasukan saya, atau adakah saya hanya mahu mereka tahu apa itu BPM secara umum?
Jika anda hanya mahu pasukan anda mengetahui apa itu BPM, maka pendekatan anda mungkin tidak tepat.
Ahli pasukan anda ialah mereka yang bekerja dengan proses yang ditetapkan setiap hari, dan mereka mungkin sudah tahu perkara yang boleh diperbaiki. Apabila anda memperkenalkan pengurusan proses kepada pasukan anda, ini sepatutnya menjadi cara untuk anda membuka saluran komunikasi itu dengan pasukan anda.
Mereka sepatutnya selesa datang kepada anda dengan idea mereka untuk menambah baik proses dari masa ini ke hadapan. Idea mereka harus sentiasa didengari.
Model pengurusan proses perniagaan ditakrifkan
Memodelkan pengurusan proses perniagaan ialah tindakan mewakili proses organisasi supaya proses tersebut boleh dianalisis, dipertingkatkan dan berpotensi diautomatikkan.
Keseluruhan idea model BPM adalah untuk mempunyai perwakilan fizikal proses yang dibentangkan dengan cara yang masuk akal kepada sesiapa sahaja yang melihatnya, sama ada jurutera atau pihak berkepentingan. Fikirkan ia seperti peta minda.
Contoh model pengurusan proses
Cara anda memodelkan proses perniagaan anda terpulang kepada anda, tetapi terdapat beberapa model yang mantap untuk membantu anda bermula.
tambah tera air pada perkataan
Carta alir
Mungkin model yang paling terkenal, carta alir adalah mudah dan mudah dibuat. Hanya dengan menggunakan pelbagai bentuk yang disambungkan dengan anak panah, anda boleh menunjukkan dengan mudah cara bahagian tertentu proses mengalir ke bahagian lain.
Ini biasanya berfungsi paling baik untuk proses mudah atau memudahkan proses yang lebih rumit.
Notasi Pemodelan Proses Perniagaan
Notis Pemodelan Proses Perniagaan (BPMN) memetakan proses perniagaan menggunakan tatatanda grafik. Dicipta oleh Kumpulan Pengurusan Objek (OMG), matlamat BPMN adalah untuk menjadikan proses perniagaan yang paling kompleks dapat difahami oleh semua orang dalam satu pasukan, daripada pembangun perisian kepada penganalisis perniagaan.
Anda sebenarnya boleh belajar cara membuat BPMN percuma di laman web OMG jika ini adalah model yang anda mahu gunakan.
Carta Gantt
Carta Gantt telah dicipta oleh jurutera mekanikal Amerika Henry Gantt dan telah wujud selama lebih daripada 100 tahun. Carta ini paling baik digunakan untuk proses yang sensitif masa kerana mereka menggunakan bar untuk menjejak tarikh akhir tugas atau projek tertentu.
Carta Gantt adalah berurutan dan sangat mudah difahami. Terdapat sebab yang baik ia masih biasa digunakan hari ini.
Gambar rajah aliran data
Gambar rajah aliran data (DFD) membolehkan anda menggambarkan aliran data. DFD berfungsi seperti carta alir tetapi umumnya mempunyai kunci yang lebih besar untuk membantu memastikan pelbagai bentuk dan warna jelas dan teratur.
Bantuan ini supaya anda boleh melihat cara data mengalir dalam proses dan antara proses juga. Mereka biasanya lebih baik untuk pasukan anda dan bukan pihak berkepentingan kerana mereka boleh menjadi sedikit berbelit-belit bergantung pada jumlah data yang diwakili.
jerman u
Melaksanakan sistem pengurusan proses
Melaksanakan sistem pengurusan proses, walaupun untuk proses individu, tidak perlu rumit. Ikuti sahaja langkah ini:
Tentukan matlamat dan objektif dengan jelas
Ini akan menyediakan asas untuk mengenal pasti proses kritikal yang perlu diurus dan diperbaiki. Dengan memastikan penjajaran antara sistem pengurusan proses dan keseluruhan strategi perniagaan, organisasi boleh mengutamakan usaha mereka dan membuat keputusan yang lebih baik berkenaan pengoptimuman proses.
Memetakan proses sedia ada
Ini melibatkan mendokumentasikan langkah, input, output dan pihak berkepentingan yang terlibat dalam setiap proses. Latihan pemetaan proses menyediakan gambaran visual urutan aktiviti dan membantu mengenal pasti potensi kesesakan, ketidakcekapan dan lebihan dalam proses.
Kenal pasti peluang penambahbaikan
Ini dilakukan dengan menilai kecekapan, keberkesanan, dan prestasi setiap proses. Petunjuk prestasi utama (KPI) boleh ditakrifkan untuk mengukur kejayaan proses dan menjejaki kemajuan ke arah matlamat penambahbaikan.
Optimumkan proses
Penambahbaikan proses boleh dicapai melalui pelbagai pendekatan, seperti:
- Menghapuskan langkah yang tidak perlu
- Mengautomasikan tugas manual
- Mentakrifkan semula peranan dan tanggungjawab
- Melaksanakan amalan terbaik daripada piawaian industri
Dengan memantau dan menganalisis proses secara berterusan, organisasi boleh mengenal pasti bidang pengoptimuman dan melaksanakan perubahan untuk memacu kecekapan.
Cabaran dengan melaksanakan sistem pengurusan proses baharu
Melaksanakan sistem pengurusan proses baharu boleh datang dengan bahagian cabaran yang saksama. Berikut ialah beberapa halangan biasa yang mungkin dihadapi oleh organisasi semasa proses ini:
Penentangan terhadap perubahan
Melaksanakan sistem pengurusan proses baharu selalunya memerlukan perubahan dalam pemikiran dan perubahan kepada aliran kerja yang telah ditetapkan. Penentangan terhadap perubahan boleh datang daripada pekerja yang terbiasa dengan proses sedia ada dan mungkin teragak-agak untuk menerima pakai cara kerja baharu.
Kekurangan pembelian masuk
Kejayaan pelaksanaan sistem pengurusan proses bergantung pada sokongan dan sokongan daripada pihak berkepentingan utama. Jika pembuat keputusan dan pemimpin tidak memahami sepenuhnya manfaat atau melihat nilai dalam sistem, ia boleh menjadi mencabar untuk mendapatkan sokongan dan sumber yang diperlukan.
cara memasang windows office pada mac
Sumber yang terhad
Melaksanakan sistem baharu memerlukan pelaburan dalam teknologi, latihan dan sumber. Belanjawan yang terhad atau kekangan sumber boleh menimbulkan cabaran dari segi mendapatkan alat yang diperlukan dan memperuntukkan orang yang sesuai untuk memacu proses pelaksanaan.
Pengurusan Data
Melaksanakan sistem pengurusan proses selalunya melibatkan pengumpulan dan menganalisis sejumlah besar data. Mengurus dan menyusun data ini dengan berkesan boleh menjadi satu cabaran, terutamanya jika organisasi tidak mempunyai proses pengurusan data yang cekap.
Integrasi dengan sistem sedia ada
Organisasi mungkin sudah mempunyai sistem dan alatan yang sedia ada, dan menyepadukan sistem pengurusan proses baharu dengan sistem sedia ada ini boleh menjadi tugas yang rumit. Memastikan penyepaduan yang lancar dan aliran data yang lancar antara sistem yang berbeza boleh memberikan cabaran.
Templat pengurusan proses
Lihat catatan blog kami tentang proses penting untuk pasukan HR. Kadangkala lebih baik untuk melaksanakan BPM dalam pasukan HR dahulu, dan siaran ini mengandungi 60 templat percuma untuk pasukan anda cuba.
Jika anda menghadapi kesukaran untuk memutuskan yang mana satu untuk dicuba dahulu, saya mengesyorkan yang ini:
Tunjukkan aliran kerja Templat Proses Penyertaan Sewa Baharu Klik di sini untuk menambah aliran kerja ini pada anda akaun Process Street percuma .Bagaimana untuk mengoptimumkan sistem pengurusan proses anda
Mengoptimumkan sistem pengurusan proses anda adalah mengenai mewujudkan sistem penambahbaikan berterusan.
Penambahbaikan berterusan bermakna tidak pernah menetap. Tidak ada Ini berfungsi hebat, mari biarkan ia seperti sedia ada, sebaliknya sikap, Ini berfungsi hebat, tetapi adakah ada cara untuk menjadikannya lebih baik?
Kami mempunyai keseluruhan catatan blog yang penuh dengan nasihat tentang cara menggunakan penambahbaikan berterusan untuk mengoptimumkan proses jika anda ingin mengetahui lebih lanjut.
