Cara Membuat Aliran Kerja dalam SharePoint

Gambaran Keseluruhan Aliran Kerja SharePoint

Aliran kerja SharePoint boleh memudahkan proses perniagaan dengan automasi. Ia membantu menjejaki prosedur, mengurus sumber dan memindahkan pengetahuan. Aliran kerja pra-bina seperti proses kelulusan dan pengurusan permintaan tersedia. Tetapi menyesuaikan aliran kerja dengan Power Automate boleh membantu organisasi mendapat lebih banyak manfaat daripadanya.

Untuk mencipta aliran kerja dalam SharePoint:

1. Pergi ke tapak yang anda ingin tambahkan aliran kerja.
2. Navigasi ke halaman tetapan tapak.
3. Pilih 'ciri tapak' daripada menu 'tindakan tapak'.
4. Klik pada 'Buat Aliran Kerja dalam pereka bentuk SharePoint'.

Pereka SharePoint membolehkan anda menyesuaikan aspek aliran kerja secara visual. Perhatikan keadaan yang memulakan aliran kerja dan berikan tugas kepada individu yang bertanggungjawab. Untuk memanfaatkan automasi sepenuhnya, gunakan templat Power Automate untuk memudahkan proses.

Jadikan aliran kerja mudah dengan petua persediaan SharePoint ini!

Menyediakan Aliran Kerja dalam SharePoint

Untuk menyediakan aliran kerja dalam SharePoint dengan objektif yang ditentukan dan proses serta peserta yang dikenal pasti, anda perlu mengikut langkah yang betul. Dalam bahagian ini, kita akan membincangkan secara ringkas sub-bahagian mentakrifkan objektif untuk aliran kerja, mengenal pasti proses dan peserta, mereka bentuk langkah dan tindakan aliran kerja dan mencipta templat aliran kerja. Langkah-langkah ini akan menyediakan penyelesaian yang komprehensif untuk mencipta aliran kerja dalam SharePoint.

Menentukan Objektif untuk Aliran Kerja

Untuk memastikan kejayaan dalam SharePoint , objektif mesti ditakrifkan dengan jelas. Matlamat harus realistik dan memberi tumpuan kepada keperluan organisasi. Libatkan pengguna akhir lebih awal dalam menentukan KPI atau langkah kejayaan lain. Selain itu, keselamatan mesti diambil kira.

Petua Pro: Memastikan semua pihak berkepentingan terlibat dalam mewujudkan objektif untuk mendapatkan persetujuan dan memastikan semua orang berada di landasan yang betul. Serasikan kerja detektif aliran kerja dengan SharePoint !

Mengenalpasti Proses dan Peserta

Kenal pasti proses dan peserta untuk memastikan aliran kerja anda berjalan lancar dalam SharePoint. Tentukan langkah yang diperlukan dan siapa yang akan menjadi sebahagian daripada setiap peringkat. Komunikasi yang baik dengan semua yang terlibat akan menjadikan proses lebih baik, mengurangkan kesilapan dan mewujudkan akauntabiliti.

Langkah utama untuk mencapai ini:

1. Berikan peranan dan tanggungjawab.
2. Libatkan pihak berkepentingan supaya semua orang tahu tugas mereka dan boleh menyumbang.
3. Sediakan rangka kerja untuk menjejak pencapaian dan mengukur kemajuan.

Semak aliran kerja dengan kerap. Sahkan proses dan cari peluang penambahbaikan. Semakan penyelia menunjukkan ketelusan antara pekerja.

Untuk kejayaan:

• Kenal pasti proses dan peserta
• Berikan peranan dan tanggungjawab
• Jejaki peristiwa penting dan melibatkan pihak berkepentingan dalam mencipta dan menyemak proses

Dapatkan urutan tindakan yang sempurna dengan panduan langkah demi langkah.

Merekabentuk Langkah dan Tindakan Aliran Kerja

Apabila mereka bentuk aliran kerja, tentukan objektif dan tentukan hasil yang diinginkan . Kemudian kenal pasti tugas individu dan siapa yang akan bertanggungjawab ke atasnya. Gariskan kelulusan, ulasan dan pemberitahuan pada setiap langkah. Bina dan uji aliran kerja .

Perlu diingat bahawa sumber, garis masa dan risiko semua mempengaruhi reka bentuk. Kami membantu pelanggan dengan proses manual yang tidak cekap dalam jabatan perakaunan mereka dengan mencipta aliran kerja yang disesuaikan dengan keperluan mereka. Ini menjimatkan masa dan wang, dengan peningkatan ketepatan pada setiap peringkat – menghasilkan beribu-ribu ringgit dijimatkan setiap tahun! Jadi, mari kita mula mengatur - sudah tiba masanya untuk menjadi ahli sihir aliran kerja!

Mencipta Templat Aliran Kerja

Mencipta templat aliran kerja adalah perkara yang mesti diketahui untuk setiap pentadbir SharePoint. Ia mengautomasikan proses, menjimatkan masa dan meningkatkan kecekapan. Inilah yang perlu dilakukan:

peluru cemerlang

1. Pergi ke Tindakan Tapak> Tetapan Tapak> Templat Tapak.
2. Klik Cipta daripada Templat Tapak Sedia Ada dan pilih Proses Aliran Kerja.
3. Isikan butiran seperti Nama, Penerangan dan Nama Kumpulan. Kemudian klik Ok.
4. Sesuaikan templat dengan menambah syarat atau tindakan.
5. Terbitkan templat dan gunakannya merentas berbilang tapak.

Perlu diingat, mencipta templat aliran kerja memerlukan pemahaman teknikal SharePoint Designer atau Visual Studio . Tetapi, terdapat banyak sumber dalam talian dengan panduan langkah demi langkah.

SharePoint juga mempunyai ciri hebat di mana pengguna boleh mengesan perubahan dokumen . Apabila versi baharu fail disimpan dalam pustaka atau senarai yang diluluskan, a Pemberitahuan kemas kini e-mel Templat Aliran Kerja dihantar kepada pengguna terpilih.

Pada tahun 2013, Microsoft menjadikannya lebih mudah untuk melaksanakan proses automatik dengan Aliran Kerja Boleh Digunakan Semula . Ini menjadikan penciptaan templat aliran kerja lebih berskala dan mengurangkan tugasan untuk pentadbir.

Memulakan aliran kerja dalam SharePoint adalah seperti memulakan tugas automatik dengan mesin yang dihidangkan dengan baik!

Memulakan Aliran Kerja dalam SharePoint

Untuk memulakan aliran kerja dalam SharePoint dengan sub-bahagian pelancaran, pemantauan dan penjejakan kemajuan serta pengendalian pengecualian dan ralat, ikut langkah ini. Mula-mula, lancarkan aliran kerja menggunakan pilihan menu SharePoint. Setelah dilancarkan, perhatikan kemajuan menggunakan ciri pemantauan dan penjejakan. Akhir sekali, bersedia untuk mengendalikan sebarang pengecualian atau ralat yang mungkin timbul semasa proses.

Melancarkan Aliran Kerja

Melancarkan Aliran Kerja dalam SharePoint ialah cara mudah untuk mengautomasikan tugas yang membosankan! Berikut ialah 5 langkah mudah untuk anda bermula:

1. Buka tapak SharePoint tempat Aliran Kerja harus dilancarkan
2. Pergi ke senarai atau perpustakaan yang mengandungi dokumen yang akan diusahakan
3. Klik 'Aliran Kerja' daripada menu reben dan kemudian 'Tambah Aliran Kerja'
4. Pilih templat, sesuaikan dan konfigurasikannya agar sesuai dengan keperluan anda
5. Semak tetapan dan klik 'Selesai' apabila anda selesai

SharePoint menonjol kerana keupayaannya untuk menyesuaikan aliran kerja agar sesuai dengan keperluan perniagaan yang unik! Selain itu, pengguna bukan teknikal boleh melancarkan Aliran Kerja dengan mudah dengan ciri mesra pengguna.

Pengenalan Aliran Kerja ke dalam SharePoint telah merevolusikan cara perniagaan beroperasi . Penyepaduan ini mempunyai memberi kuasa kepada organisasi untuk mengawal proses mereka, membawa kepada produktiviti yang lebih baik dan keuntungan yang lebih baik. Mengautomasikan tugas juga membebaskan pekerja untuk fokus pada fungsi teras perniagaan, menghasilkan hasil yang lebih baik. Mengabaikan kemajuan aliran kerja adalah seperti memandu dengan penutup mata - ia adalah resipi untuk bencana!

Memantau dan Menjejaki Kemajuan Aliran Kerja

Adalah penting untuk melihat aliran kerja SharePoint anda dengan teliti untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Jangan biarkan tugasan atau tarikh akhir berlalu dan melambatkan proses. Cuba petua ini untuk memantau dan menjejak kemajuan aliran kerja:

1. Dapatkan pemberitahuan e-mel apabila tugasan diberikan atau selesai.
2. Lihat Senarai Tugas Aliran Kerja untuk tugasan yang diberikan dan statusnya.
3. Sesuaikan paparan pada SharePoint untuk menjejaki tugas dengan penapis.
4. Bina papan pemuka dengan KPI, seperti kadar penyiapan, kadar tertunggak, dsb.
5. Eksport data daripada senarai SharePoint ke CSV untuk analisis lanjut.

Selain itu, semak sejarah aliran kerja untuk memahami cara setiap langkah mempengaruhi proses. Dengan pemantauan masa nyata, anda boleh melihat masalah atau sekatan jalan dengan cepat. Ingat petua ini apabila anda memulakan aliran kerja baharu di SharePoint.

Telah dilaporkan bahawa Microsoft SharePoint digunakan oleh majoriti perniagaan di Amerika . Isu aliran kerja boleh menjadi penghalang – tetapi anda boleh mengatasinya dengan pengendalian yang betul!

Mengendalikan Pengecualian dan Ralat Aliran Kerja

Apabila pengecualian dan ralat aliran kerja timbul, kaedah cepat dan strategik adalah penting untuk kecekapan proses. Berikut ialah a Panduan 6 langkah untuk mengurusnya :

1. Periksa laporan status aliran kerja untuk mengenal pasti punca masalah.
2. Jeda aliran kerja jika perubahan yang diperlukan perlu dibuat.
3. Edit aliran kerja untuk menyelesaikan sebarang isu.
4. Mulakan semula aliran kerja yang dipinda untuk melihat sama ada ia berjalan lancar.
5. Semak log yang baru dijana jika masih terdapat sebarang isu.
6. Dapatkan bantuan daripada pasukan sokongan IT jika tiada apa-apa lagi yang berkesan, atau pertimbangkan untuk kembali ke versi aliran kerja yang lebih awal.

Malah beberapa pengecualian atau ralat boleh terkumpul dari semasa ke semasa dan menyebabkan kelewatan. Jadi, pemahaman terperinci tentang setiap isu adalah kunci untuk mengurangkannya.

Pasukan Microsoft menghadapi masalah dalam aliran kerja mereka beberapa tahun lalu. Mereka mengenal pasti urutan tidak teratur dari semasa ke semasa sebagai sumber. Mereka menggunakan teknik yang serupa dengan yang di atas dan menyelesaikan isu tersebut. Dengan memahami masalah ini dan mengambil tindakan pantas, kami dapat menjimatkan masa dan memastikan ketepatan yang lebih baik.

Bersedia untuk menyesuaikan aliran kerja SharePoint? Pakai sut kuasa anda dan mulakan perniagaan!

Menyesuaikan Aliran Kerja dalam SharePoint

Untuk menyesuaikan aliran kerja dalam SharePoint dengan mudah, menggunakan pereka bentuk visual, melanjutkan aliran kerja dengan pereka bentuk SharePoint dan menyepadukan aliran kerja dengan aplikasi pihak ketiga ialah penyelesaian untuk anda. Sub-bahagian ini akan membantu anda dalam penyesuaian aliran kerja anda, memberikan anda keupayaan untuk melanjutkan aliran kerja dan menyambungkannya dengan aplikasi lain untuk kecekapan yang lebih baik tanpa sebarang kerumitan.

Menggunakan Pereka Visual untuk Penyesuaian Aliran Kerja

Pereka Visual dalam SharePoint membolehkan anda menyesuaikan aliran kerja untuk mengautomasikan proses perniagaan. Ia menawarkan ciri seret dan lepas untuk menambah tindakan, syarat dan gelung. Anda boleh menyesuaikan aliran kerja standard atau mencipta sendiri sepenuhnya.

Penyesuaian membolehkan perniagaan memenuhi keperluan unik mereka. Anda boleh membuat borang tugas tersuai dengan InfoPath atau borang HTML , memberikan lebih kawalan ke atas input pengguna. Tambahan pula, pemberitahuan e-mel boleh disediakan untuk proses selesai.

Microsoft juga membenarkan penyepaduan perkhidmatan pihak ketiga seperti Sistem Dropbox atau CRM seperti Salesforce melalui tindakan tersuai. SharePoint REST API menyediakan keupayaan untuk mereka bentuk tindakan tersuai untuk mendapatkan data daripada sumber luar.

Petua Pro: Menyesuaikan aliran kerja ialah kunci untuk memenuhi keperluan perniagaan anda dan meningkatkan produktiviti dengan mengautomasikan tugasan yang berulang. Pastikan anda menguji aliran kerja anda semasa peringkat pembangunan, untuk mengelakkan sebarang ralat dalam persekitaran pengeluaran.

Pakai jubah anda dan buka kunci kuasa besar Pereka SharePoint – ia adalah pilihan anda untuk membawa aliran kerja ke peringkat seterusnya.

Memperluas Aliran Kerja dengan SharePoint Designer

Menyesuaikan aliran kerja dalam SharePoint? Mudah dilakukan dengan Pereka SharePoint ! Alat ini memanjangkan aliran kerja pra-bina dan membolehkan anda membuat proses tersuai yang sesuai dengan perniagaan anda. Untuk mengubah suai aliran kerja sedia ada, hanya buka program dan pilih yang anda mahu ubah. Gunakan alat seret dan lepas visual atau paparan kod untuk menambah dan mengalih keluar peringkat. Selain itu, tambahkan tindakan seperti e-mel atau tugasan dan syarat yang memerlukan input pengguna atau hasil tertentu.

Selain itu, dengan SharePoint Designer, anda boleh membuat aliran kerja tersuai dari awal. Ia termasuk templat untuk proses perniagaan biasa seperti kelulusan dokumen atau laporan perbelanjaan. Sesuaikan templat ini agar sesuai dengan keperluan perniagaan anda dan ia akan menjana e-mel dan tugasan secara automatik daripada input pengguna.

Petua Pro: Untuk petua dan sokongan tambahan dalam menyesuaikan aliran kerja, lihat tutorial dalam talian dan komuniti khusus untuk SharePoint Designer. Siapa yang memerlukan rakan apabila anda hanya boleh menyepadukan aliran kerja anda dengan aplikasi pihak ketiga?!

Mengintegrasikan Aliran Kerja dengan Aplikasi Pihak Ketiga

Selain daripada penyambung standard, terdapat aplikasi yang menyediakan percuma atau berbayar 'aliran kerja' untuk melanjutkan & mengautomasikan proses. Sebagai contoh, Penyambung DocuSign boleh digunakan untuk autohalakan kontrak untuk tandatangan antara orang yang berbeza, menggunakan perpustakaan & senarai SharePoint.

Memilih apl pihak ketiga untuk integrasi? Perkara yang perlu dipertimbangkan: kebolehskalaan, keberkesanan kos & kemudahan penggunaan. Lebih suka satu dengan ekosistem aktif & kemas kini biasa .

bagaimana saya membuka pandangan

Mereka bentuk & mengurus aliran kerja? Ia seperti menggembala kucing . Kecuali kucing sebenarnya adalah rakan sekerja dengan pendapat yang berbeza-beza.

Amalan Terbaik untuk Reka Bentuk dan Pengurusan Aliran Kerja

Untuk memastikan fleksibiliti dan kebolehskalaan, laksanakan keselamatan dan kebenaran serta mengekalkan prestasi dan pengoptimuman aliran kerja sambil mencipta aliran kerja dalam SharePoint. Ini adalah beberapa pertimbangan penting yang mesti anda ingat semasa mereka bentuk dan mengurus aliran kerja. Dalam bahagian ini, kita akan membincangkan amalan terbaik untuk reka bentuk dan pengurusan aliran kerja, dan meneroka faedah setiap sub-bahagian ini secara ringkas.

Memastikan Fleksibiliti dan Skalabiliti

Fleksibiliti dan skalabiliti adalah kunci dalam reka bentuk dan pengurusan aliran kerja. Sistem mesti dapat menyesuaikan diri dengan perubahan dalam beban kerja, proses dan teknologi. Aliran kerja modular memecahkan tugas yang kompleks kepada komponen yang lebih kecil untuk menjadikannya lebih mudah untuk menambah, mengalih keluar atau mengubah suai. Automasi juga penting untuk skalabiliti. Penyelesaian berasaskan awan boleh menyediakan sumber pengkomputeran atas permintaan. Untuk mengoptimumkan kecekapan, semak dan pantau metrik prestasi. Berakhir 40% daripada perusahaan akan menerima pakai perisian RPA menjelang 2023 – menekankan keperluan automasi dalam reka bentuk aliran kerja. Ingat – yang sistem keselamatan terbaik adalah sangat rumit anda tidak dapat mengingati kata laluan anda!

Melaksanakan Keselamatan dan Kebenaran

Keselamatan dan kebenaran adalah kunci untuk reka bentuk yang baik dan menjalankan aliran kerja. Untuk melindungi maklumat, adalah penting untuk menyediakan langkah keselamatan yang menjaga data sensitif dan menghentikan akses tanpa kebenaran. Berikut ialah 6 langkah untuk membantu anda dalam melaksanakan keselamatan dan kebenaran dengan betul:

1. Lokasi data sensitif : Mulakan dengan mencari semua maklumat yang memerlukan perlindungan. Ini mungkin termasuk maklumat kewangan atau data pelanggan.
2. Memikirkan tahap akses : Tentukan kumpulan pengguna yang memerlukan kawalan penuh ke atas jenis data tertentu dan kumpulan yang memerlukan akses terhad sahaja.
3. Membuat kebenaran berdasarkan peranan : Berikan peranan kepada setiap kumpulan pengguna, memutuskan perkara yang boleh mereka lakukan dalam sistem aliran kerja.
4. Melaksanakan dasar kata laluan : Pastikan semua pengguna mempunyai kata laluan selamat yang memenuhi keperluan, seperti rentetan alfanumerik atau aksara khas.
5. Membuat peraturan untuk berkongsi fail : Buat garis panduan yang jelas untuk berkongsi fail dalam organisasi anda. Tentukan siapa yang boleh berkongsi dokumen dan cara menyekat perkongsian fail berdasarkan rantau, zon waktu dsb.
6. Menggunakan log aktiviti : Jejaki semua tindakan aliran kerja yang diambil oleh pengguna melalui log atau audit, supaya anda boleh menyemak aktiviti jika sesuatu kelihatan salah atau jika sesuatu yang buruk berlaku.

Ia juga penting untuk memberi latihan kepada ahli pasukan tentang protokol keselamatan terbaik. Ajar mereka cara mengesan masalah yang berpotensi seperti e-mel pancingan data, muat turun berniat jahat, kerap menukar kata laluan dsb.

Akhir sekali – proses kelulusan mesti ditakrifkan dengan baik. Adalah penting untuk mempunyai garis panduan kepimpinan yang ketat kerana kelulusan semakin meningkat - ini menghalang seseorang yang berniat buruk daripada melanggar protokol kerana kelemahan.

Dengan mengikuti langkah ini, syarikat boleh melindungi data sensitif mereka dan meningkatkan akauntabiliti. Malah reka bentuk aliran kerja yang terbaik tidak dapat menggantikan pengurus yang percaya 'pengurusan mikro' adalah sinonim untuk 'kepimpinan yang berkesan'.

Mengekalkan Prestasi dan Pengoptimuman Aliran Kerja.

Untuk mengekalkan prestasi dan pengoptimuman, analisis dan penambahbaikan proses harus dilakukan dengan kerap . Tentukan dan pantau Petunjuk Prestasi Utama (KPI) untuk mencari sebarang kesesakan. Alat automasi dan prosedur penyeragaman juga boleh membantu.

Komunikasi dan kerjasama antara ahli pasukan adalah penting . Sesi latihan mesti dilakukan supaya orang ramai mengetahui peranan mereka dan sebarang perubahan baharu pada aliran kerja. Maklum balas daripada pelanggan atau pelanggan harus disertakan dalam pengoptimuman aliran kerja. Ia membantu menyesuaikan aliran kerja untuk memberi perkhidmatan yang lebih baik kepada mereka.

McKinsey & Company kajian menunjukkan bahawa mengoptimumkan aliran kerja boleh membawa produktiviti meningkat sebanyak 30% .

Soalan Lazim

S: Apakah aliran kerja dalam SharePoint?

J: Aliran kerja dalam SharePoint ialah satu siri langkah automatik yang membantu menyelaraskan proses dan tugas perniagaan. Ia biasanya melibatkan pergerakan dokumen, tugasan atau item antara pengguna atau kumpulan untuk kelulusan, semakan atau pengeditan.

S: Bagaimanakah saya boleh mencipta aliran kerja dalam SharePoint?

J: Untuk mencipta aliran kerja dalam SharePoint, anda mesti mengenal pasti proses perniagaan atau tugasan yang ingin anda automasi terlebih dahulu. Kemudian, gunakan SharePoint Designer atau Microsoft Power Automate untuk mencipta aliran kerja tersuai yang memenuhi keperluan anda.

S: Apakah SharePoint Designer?

J: SharePoint Designer ialah alat percuma daripada Microsoft yang membolehkan anda menyesuaikan dan mencipta aliran kerja dalam SharePoint. Ia menawarkan pelbagai tindakan dan syarat yang membolehkan anda membina aliran kerja kompleks yang mengautomasikan proses dan tugas perniagaan anda.

S: Apakah itu Microsoft Power Automate?

J: Microsoft Power Automate ialah alat berasaskan awan yang membolehkan anda mencipta aliran kerja automatik antara SharePoint dan aplikasi lain. Ia menawarkan pelbagai templat dan penyambung yang memudahkan proses mencipta aliran kerja tersuai.

S: Bagaimanakah saya boleh menguji dan nyahpepijat aliran kerja SharePoint saya?

J: SharePoint Designer dan Microsoft Power Automate kedua-duanya menawarkan alat ujian dan penyahpepijatan yang membolehkan anda menjalankan dan menyelesaikan masalah aliran kerja anda. Anda juga boleh menggunakan ciri pengelogan terbina dalam SharePoint untuk menjejak status aliran kerja anda dan mengenal pasti sebarang isu.

S: Adakah terdapat sebarang amalan terbaik untuk mencipta aliran kerja SharePoint?

J: Ya, terdapat beberapa amalan terbaik untuk diikuti semasa membuat aliran kerja SharePoint, termasuk mentakrifkan objektif yang jelas, menggunakan nama deskriptif untuk tindakan aliran kerja anda, menggabungkan pengendalian ralat dan laluan peningkatan, menguji dan memperhalusi aliran kerja anda dan memastikan semua pihak berkepentingan dilatih pada kegunaan dan faedahnya.