Apakah Aliran Kerja? Panduan Pemula untuk Pengurusan Aliran Kerja

Jika anda melihat halaman hadapan Google untuk mengetahui aliran kerja, hasil pertama secara literal ialah definisi kamus.

Urutan proses perindustrian, pentadbiran atau proses lain yang melaluinya sesuatu kerja berlalu dari permulaan hingga siap.

Kemudian anda mempunyai definisi Kissflow, yang tidak lebih jelas:

Urutan tugasan yang memproses data melalui laluan tertentu dari permulaan hingga selesai.

Dan kemudian ada, baiklah, halaman ini. Dan bagaimana kita menentukan aliran kerja?

bagaimana anda mendapatkan excel pada mac

Aliran kerja ialah cara anda menyelesaikan kerja.

Sekarang kita sampai ke suatu tempat.

Apakah aliran kerja?

Aliran kerja ialah satu siri langkah yang perlu diselesaikan dalam sesuatu proses.

Fikirkannya secara literal sebagai kerja yang mengalir dari satu peringkat ke peringkat seterusnya, sama ada melalui rakan sekerja, alat atau proses lain. Anda boleh melaksanakan aliran kerja penuh sahaja (seperti menulis, mengedit dan menerbitkan catatan blog), atau ia boleh melibatkan berbilang orang (seperti menginvois pelanggan).

Mengapa aliran kerja penting?

Untuk perniagaan, aliran kerja boleh menjadi sangat rumit.

Fikirkan tentang proses penerimaan pekerja anda. Beberapa jabatan yang berbeza perlu menyelaras untuk menyelesaikan proses itu dengan betul. Selain kehilangan bakat baharu anda, orientasi yang buruk juga boleh membawa kepada isu pematuhan yang serius.

Pada tahap inilah mereka perlu dipantau, diurus dan dioptimumkan dengan betul untuk memastikan mereka secekap yang boleh.

Apakah perbezaan antara aliran kerja dan proses?

Aliran kerja dan proses sering digunakan secara bergantian. Memandangkan mereka sering datang sebagai set yang sepadan, ini boleh difahami.

Imej di atas menyenaraikan perbezaan utama antara aliran kerja dan proses, tetapi perkara utama ialah:

A proses adalah kaedah yang digunakan untuk melaksanakan urutan daripada aktiviti .

A aliran kerja ialah alat pernah memudahkan kaedah tersebut .

Jika kita kembali kepada contoh penerimaan pekerja, prosesnya ialah semua langkah berbeza yang perlu diambil seperti:

• Kertas kerja diisi
• Stesen kerja disediakan
• Latihan

Aliran kerja memetakan langkah tersebut dalam struktur yang jelas supaya mudah untuk menggambarkan perkara yang perlu dilakukan dalam gambar rajah atau senarai semak.

Amalan terbaik aliran kerja

Untuk membina aliran kerja yang berkesan, anda perlu menjawab tiga soalan penting:

• Apakah pekerjaan tepat yang perlu dilakukan?
• Siapa yang bertanggungjawab untuk setiap pekerjaan?
• Berapa banyak masa yang akan diambil untuk setiap tugasan?

Dengan menjawab soalan tersebut dan menstrukturkan jawapan ke dalam carta atau proses, anda mendapat aliran kerja.

Dengan mengukur kerja yang perlu dilakukan, anda boleh mengurus sejauh mana ia dilaksanakan secara optimum. Jika tidak, anda tidak tahu apa yang berlaku atau di mana kesesakan dalam aktiviti pasukan anda terletak.

Peringkat aliran kerja

Membina aliran kerja turun kepada 5 peringkat:

1. Kenal pasti tugas yang perlu dilakukan
2. Tentukan siapa yang bertanggungjawab untuk tugas tersebut
3. Susun tugasan mengikut urutan
4. Uji aliran kerja
5. Semak dan ulangi

Adalah penting untuk mempraktikkan penambahbaikan berterusan apabila ia berkaitan dengan mengekalkan aliran kerja anda. Membuat tweak kecil ini di sepanjang jalan akan memastikan aliran kerja anda hanya merangkumi tugasan yang paling perlu dan terkini - dan anda tidak perlu menghabiskan masa untuk baik pulih besar-besaran.

3 komponen asas aliran kerja

Walaupun bilangan tugasan dalam setiap aliran kerja boleh berbeza dari 8 hingga 80, setiap aliran kerja terdiri daripada 3 komponen asas:

Pencetus:Acara yang memulakan aliran kerja. Ini boleh menjadi tindakan, keputusan, masa tertentu atau tindak balas kepada sesuatu.Siri tugas/kerja:Ini termasuk semua tugas, orang dan hasil yang terlibat dalam aliran kerja.Keputusan:Apa yang dihasilkan oleh aliran kerja. Hasil atau hasil boleh menjadi sesuatu yang ketara seperti membeli perkhidmatan atau lebih abstrak seperti mengakses maklumat tertentu.

Siri tugasan akan mengambil sebahagian besar aliran kerja, tetapi kedua-dua pencetus dan keputusan adalah sama penting. Jika anda tidak tahu di mana proses anda harus bermula dan selesai, aliran kerja anda akan menjadi tidak berguna.

Jenis aliran kerja

Kerana selalu terbaik untuk melakukan perkara secara bertiga, terdapat tiga jenis aliran kerja utama yang akan anda temui:

• Aliran kerja projek
• Aliran kerja proses mudah
• Aliran kerja proses bersyarat

Menghuraikan perbezaan tepat antara jenis ini kadangkala sukar, tetapi, seperti segala-galanya, anda perlu memastikan anda menggunakan alat yang betul untuk kerja itu.

Aliran kerja projek adalah jenis yang paling mudah. Ia biasanya merupakan aliran kerja sekali sahaja yang direka untuk memastikan projek berada di landasan yang betul supaya penghantaran tepat pada masanya, akauntabiliti adalah jelas dan pasukan anda tidak mengalami sebarang kesesakan.

Anda mungkin boleh menggunakan semula bahagian aliran kerja projek. Sebagai contoh, pasukan kandungan mencipta beberapa bahagian kandungan.

Setiap satu daripada ini adalah projek kecil. Bergantung pada pelbagai faktor, langkah yang tepat tidak selalu sama. Sejak proses keseluruhan ialah , namun, kami boleh menggunakan semula aliran kerja penciptaan kandungan untuk perkara seperti penyelidikan, ulasan dan permintaan imej.

Seterusnya, anda mempunyai aliran kerja proses yang mudah . Jenis aliran kerja ini merangkumi semua tugasan anda yang boleh diramal dan boleh diulang. Menghantar invois atau meluluskan masa rehat ialah aliran kerja proses yang mudah.

Tidak kira apa: Tiada apa-apa yang berubah. Aliran kerja mengikut masa yang sama dengan cara yang sama setiap kali aliran kerja dijalankan.

Mudah.

Akhirnya, terdapat aliran kerja proses bersyarat . Aliran kerja ini menggunakan satu bentuk jika/maka logik untuk menstrukturkan proses.

Ia adalah novel aliran kerja Pilih Pengembaraan Anda Sendiri: Jika anda ingin meneroka penjara bawah tanah, pergi ke tugas 13. Jika anda ingin menyiasat bandar itu, langkau ke tugas 22.

Di Process Street, kami merujuknya sebagai logik bersyarat, yang mencipta laluan bercabang dalam aliran kerja yang sama. Ia bagus kerana ini bermakna untuk perkara seperti onboarding atau tiket bantuan, anda hanya memerlukan satu aliran kerja untuk berbilang situasi.

Aliran kerja onboarding klien Pemproses Gaji ialah contoh sempurna tentang perkara yang boleh dilakukan oleh logik bersyarat:

Cara Pemproses Gaji Menggunakan Logik Bersyarat Process Street untuk Penyertaan Pelanggan

Pengoptimuman aliran kerja

Saya terjumpa siaran di LinkedIn tidak lama dahulu yang bercakap tentang kata kunci perniagaan dan jargon. Kata kunci ini dibahagikan kepada dua jenis:

• Terlalu kabur untuk diterangkan dengan cara lain (fikirkan dinamik dan kohortnya)
• Sangat jelas bahawa mereka tidak perlu dikatakan (inovatif, mengutamakan pelanggan, dll.)

Pengoptimuman adalah sedikit seperti kata kunci tersebut. Kita semua tahu maksud pengoptimuman dalam kamus. Kita semua tahu bahawa ia adalah perkara yang baik. Perkara sentiasa lebih baik apabila dioptimumkan.

Tetapi apakah maksud pengoptimuman berhubung dengan aliran kerja? Apa ialah aliran kerja yang dioptimumkan dan bagaimana anda mendapatkannya?

Penambahbaikan yang berterusan

Membina aliran kerja hanyalah langkah pertama. Tanpa perhatian yang sewajarnya, aliran kerja mudah terperangkap oleh ketidakcekapan dan tugas yang berlebihan.

Di situlah pembaikan berterusan berlaku. Dengan menyemak aliran kerja anda secara berkala, anda boleh memastikan ia kekal terkini dan sesuai dengan keperluan anda. Anda kemudian boleh memutuskan sama ada anda perlu membuat perubahan tambahan atau terobosan pada proses anda dan cara aliran kerja anda berjalan.

Perubahan tambahan pada asasnya adalah seperti bunyinya: Tweak kecil dan penambahbaikan yang anda lakukan apabila anda menemuinya.

Perubahan terobosan ialah perubahan besar yang biasanya dibuat oleh semakan kumpulan dan proses membuat keputusan. Walaupun anda mungkin mendapati diri anda membuat perubahan tambahan agak kerap, jika anda mendapati diri anda kebanyakannya membuat perubahan terobosan, anda perlu menilai semula aliran kerja anda (dan mungkin juga proses anda).

Six Sigma , DMAIC , lean , dan kaizen semuanya adalah alat yang sangat berguna untuk melaksanakan penambahbaikan berterusan.

Automasi aliran kerja

Automasi ialah punca aliran kerja.

Aliran kerja mengambil semua proses liar, intuitif itu dan membawa keteraturan kepada mereka. Tetapi itu tidak bermakna automasi terbina dalam aliran kerja – malah setiap aliran kerja memerlukan automasi.

Masih keliru?.

Automasi aliran kerja mengenal pasti bahagian proses yang boleh dilakukan tanpa banyak - atau sebarang penglibatan manusia.

Beberapa contoh perkara yang anda mungkin mengautomasikan ialah:

• Menghantar e-mel alu-aluan standard
• Memindahkan data ke hamparan
• Menambah acara pada kalendar anda
• Memproses pembayaran

Ini semua adalah tugasan berulang yang mungkin hanya mengambil masa beberapa minit sahaja, tetapi minit itu bertambah.

Tambahan pula, semakin besar kemungkinan kesilapan manusia. Fikirkanlah: Anda mempunyai beberapa jam kemasukan data di hadapan anda. Hanya duduk di sana, meletakkan nombor dalam lajur sepanjang hari dengan yang paling teruja apabila Tony muncul dengan donat pagi itu.

Anda bermula dengan niat yang baik, tetapi pada titik manakah anda menggunakan autopilot? Pada masa manakah anda secara tidak sengaja mencapai sifar tambahan dan akhirnya mengecaj pelanggan 00 dan bukannya 0? Atau sebaliknya? Mereka berdua teruk.

Itulah sebabnya anda mengautomasikan.

Sebaik sahaja anda telah mengenal pasti tugasan yang hendak diautomasikan, pelaksanaannya agak mudah. Dengan perisian seperti Zapier, anda boleh menyediakan penyepaduan untuk memautkan pencetus dalam satu apl kepada hasil dalam apl lain.

Anda masukkan data sekali. Ia dihantar ke semua tempat yang diperlukan. Anda mempunyai ketepatan yang lengkap merentas semua saluran dan anda hanya memerlukan masa yang diperlukan untuk mengklik butang.

Faedah aliran kerja

Aliran kerja mengurangkan pembaziran. Bazir masa, sia-sia usaha, sia-sia sumber.

Semasa anda memetakan proses anda, anda akan dapat mengenal pasti di mana anda mempunyai kesesakan dan tugasan yang berlebihan. Sebaik sahaja anda tahu di mana mereka berada, anda boleh menghapuskannya. Kemudian anda dan pasukan anda boleh memberi tumpuan kepada tugas yang diperlukan.

Aliran kerja juga bagus untuk komunikasi, akauntabiliti dan ketelusan. Aliran kerja harus menjelaskan dengan jelas siapa yang bertanggungjawab untuk apa dan bila penghantaran harus diselesaikan. Anda tidak perlu mengurus mikro pasukan anda. Pasukan anda tidak perlu diuruskan secara mikro. Semua orang lebih gembira.

Memandangkan setiap aspek proses didokumentasikan dalam aliran kerja, setiap orang dalam pasukan mempunyai maklumat yang mereka perlukan apabila mereka memerlukannya. Mengurangkan miskomunikasi meningkatkan produktiviti – dan menjadikan pasukan anda kurang kecewa dengan tugas mereka dan satu sama lain.

Cabaran aliran kerja

Aliran kerja memerlukan perhatian yang berterusan. Anda tidak boleh membina satu dan mengharapkan ia berjalan dengan sempurna selama-lamanya. Anda perlu mengekalkannya.

Penyelenggaraan aliran kerja boleh memakan masa dan rumit - terutamanya jika anda tidak mengamalkan prinsip peningkatan berterusan anda.

Tetapi tidak melakukan penyelenggaraan tetap menyebabkan masalah serius:

• Anggaran masa/kos yang tidak tepat
• Kesilapan salah komunikasi
• Melangkau atau melupakan langkah penting
• Kelulusan digunakan tanpa ujian – atau tidak digunakan apabila diperlukan
• Kesesakan yang mahal

Fikirkan aliran kerja seperti kereta. Kereta sangat berguna dan cekap. Anda biasanya boleh melakukan lebih banyak perkara dalam masa yang singkat dengan memandu daripada berjalan kaki.

rancangan spektrum

Tambahan pula anda tidak perlu membawa segala-galanya.

Tetapi kereta memerlukan pemeriksaan. Ada yang kecil - tayar baru, pertukaran minyak, ujian pelepasan, dan sebagainya. Kadangkala anda perlu melabur lebih sedikit - seperti pemula baru atau tali pinggang kipas. Pada mereka sendiri, perkara ini sebenarnya bukan masalah besar.

Jika anda pernah pergi terlalu lama tanpa penukaran minyak, anda tahu dengan tepat betapa pentingnya penyelenggaraan berkala.

Alat perisian aliran kerja dan vendor

Jika anda Google aliran kerja (yang anda lakukan, jelas sekali), anda akan melihat dengan tepat berapa banyak jenis perisian aliran kerja di luar sana. Apabila anda baru bermula dengan aliran kerja - yang mana anda - sukar untuk menentukan yang mana yang menawarkan dengan tepat apa yang anda perlukan untuk nilai terbaik.

Oleh itu, berikut ialah beberapa alat pembinaan aliran kerja kegemaran kami:

meja udara adalah bagaimana kita kekal teratur. Dengan meja udara anda boleh menyediakan paparan diperibadikan, papan kanban tersuai dan mengautomasikan segala-galanya daripada membuat rekod kepada menghantar e-mel.

saya tengok ialah alat yang sesuai untuk menggariskan aliran kerja anda. saya tengok bertindak seperti papan putih kolaboratif di mana seluruh pasukan anda – sama ada jauh atau bersemuka – boleh bekerjasama untuk membina perkara yang anda perlukan bina.

Kendur ialah hab pemesejan universal untuk hampir setiap pasukan di luar sana. Dan kenapa tidak? Kendur disepadukan dengan hampir semua apl yang anda gunakan. Anda boleh melompat ke dalam borak, merakam video dan berkongsi fail dengan semua orang dalam pasukan anda – atau hanya satu. Dan terdapat GIF. Siapa yang tidak suka GIF yang bagus?

Jalan Proses. Anda tahu itu akan datang, bukan? Aliran kerja Jalan Proses ialah teras utama untuk semua yang kami lakukan. Permintaan PTO, onboarding, meja bantuan, membuat halaman ini... Semua dilakukan menggunakan aliran kerja. Dan – sama ada melalui Zapier atau Automasi pihak pertama kami – semua aliran kerja tersebut boleh disambungkan ke Slack, Airtable dan seluruh suite perisian kami.

Apakah rupa aliran kerja?

Ini adalah garis besar proses:

Secara khusus, ini ialah garis besar proses penciptaan kandungan kami. Aliran kerja untuk proses ini mempunyai banyak, lebih banyak langkah, pelbagai laluan bersyarat, dan banyak pengautomasian.

Tetapi di sinilah ia bermula. Lapan langkah untuk mendapatkan dari permulaan tugasan kepada penerbitan.

Jika anda meminta seseorang dalam pasukan kandungan untuk menerangkan proses ini, saya berani bertaruh ia tidak akan begitu ringkas atau begitu spesifik. Beberapa langkah akan dihuraikan, beberapa akan dilangkau, dan perihalan itu sendiri mungkin agak tidak linear.

Begitulah cara otak manusia berfungsi. Itulah sebabnya penting untuk menggariskan proses anda sebelum anda membina aliran kerja.

Kini, setiap daripada lapan langkah tersebut menjadi bahagian dalam aliran kerja. Kemudian kami memecahkan setiap langkah kepada tugasan individu.

Sebagai contoh, dalam langkah pertama, Penulis menerima tugasan, tugas aliran kerja kelihatan seperti ini:

1. Topik dipilih (Rekod siaran dijana melalui Slack)
2. Tarikh akhir ditetapkan (ditambahkan pada kalendar melalui aliran kerja Jalan Proses)
3. Tarikh penerbitan ditetapkan (ditambahkan pada kalendar melalui aliran kerja)
4. Editor diberikan (Rekod siaran dikemas kini melalui aliran kerja)
5. Pasukan reka bentuk ditugaskan (Rekod meja udara dijana melalui Jadual Udara)
6. Penulis menerima tugasan (pemberitahuan diterima melalui Slack dan Process Street)

Enam tugasan itu masing-masing dipecahkan kepada satu tindakan. Ini memudahkan proses dan memastikan tiada yang tertinggal. Tanpa automasi tersebut, adalah sangat mudah untuk menetapkan tarikh akhir secara tidak sengaja tetapi bukan tarikh penerbitan.

Jika tarikh tersebut dimasukkan secara manual untuk semua orang, setiap ahli pasukan mungkin akan berusaha ke arah tarikh tamat tempoh yang berbeza - yang boleh menyebabkan kesesakan utama di barisan.

Cara memanfaatkan sepenuhnya aliran kerja anda

Ingat bahawa aliran kerja ialah alat. Ia adalah alat yang berguna dan alat serba boleh, tetapi ia tidak boleh melakukan segala-galanya.

Semasa membina aliran kerja anda, anda perlu mempunyai pemahaman yang jelas tentang proses yang anda kerjakan dan hasil yang ingin anda capai. Kenal pasti tugas yang boleh diautomasikan dan yang memerlukan pendekatan yang lebih praktikal.

Paling penting, teruskan usaha. Aliran kerja yang baik sentiasa berubah kerana proses anda – dan keperluan anda – akan sentiasa berubah. Jika sesuatu dalam aliran kerja anda telah menjadi berlebihan atau tidak relevan, hapuskannya. Jika anda menambah langkah baharu pada proses tersebut, pastikan anda menambahkannya pada aliran kerja anda juga.

Aliran kerja yang baik seharusnya menjadikan kerja lebih mudah, bukan lebih rumit.