Apakah Proses? Panduan Tidak Membosankan untuk Orang Biasa

Proses adalah jauh lebih menarik daripada yang anda fikirkan. Itu bukan sejenis jenaka - ia menarik, saya bersumpah. Tetapi apakah itu proses?

Walaupun mereka ditakrifkan sebagai koleksi tugas kerja yang saling berkaitan yang dimulakan sebagai tindak balas kepada peristiwa yang mencapai hasil tertentu , terdapat sedikit latar belakang yang membantu kami mengurangkan penenang korporat dan memahami apa itu proses dan sebab proses itu penting .

Pertama, beberapa contoh proses:

• Membersihkan kedai
• Mencari alamat e-mel
• Menggunakan perisian
• Pemprofilan pelanggan
• Memasukkan pekerja baharu
• Merancang perkahwinan

Tetapi mengapa proses itu? Mengapa mereka tidak hanya kerja yang perlu dilakukan? Intinya ialah apabila anda memformalkan proses, anda memikirkan tentang aliran kerja dengan memikirkan produktiviti dan ia memudahkan untuk melaksanakan dan mengoptimumkan.

bagaimana melakukan pengelompokan dalam perkataan

Proses perniagaan yang pertama

Takrifan proses perniagaan yang paling awal diketahui berasal dari ahli ekonomi Scotland Adam Smith . Memecahkan ideanya kepada unsur-unsur yang paling mudah, pada tahun 1776 beliau diterangkan proses perniagaan yang dilaksanakan di kilang pin teori, melibatkan 18 orang berasingan untuk membuat satu pin:

Seorang mencabut wayar, seorang lagi meluruskannya, yang ketiga memotongnya, yang keempat menunjuknya, yang kelima mengisarnya di bahagian atas untuk menerima kepala: untuk membuat kepala memerlukan dua atau tiga operasi yang berbeza: untuk meletakkannya ialah perniagaan tertentu, untuk memutihkan pin adalah satu lagi ... dan perniagaan penting membuat pin adalah, dengan cara ini, dibahagikan kepada kira-kira lapan belas operasi yang berbeza, yang di beberapa kilang semuanya dilakukan oleh tangan yang berbeza, walaupun di tempat lain orang yang sama akan kadang-kadang melaksanakan dua atau tiga daripadanya.

Mengapakah kita perlu mengambil berat tentang bilangan orang yang diperlukan untuk membuat pin, atau berapa banyak langkah yang sedang dalam proses? Nah, Smith mendapati itu dengan mencipta proses dan memberikan langkah kepada pakar individu, produktiviti meningkat 24,000% .

Kerja-kerja kilang pin Abad ke-18, dan imej yang memberi inspirasi kepada Adam Smith untuk menulis definisi pertama proses perniagaan.

Menggunakan proses untuk berfungsi 5 kali lebih cepat

Satu proses adalah perlu untuk pembahagian kerja kerana tugas itu bukan hanya dalam kepala seseorang lagi.

Jurutera pin tindanan penuh mungkin orang yang baik untuk menulis proses itu, tetapi tidak sepatutnya menjalankannya dari awal hingga akhir sahaja — kerja itu 240 kali lebih cekap apabila ia dipecahkan di kalangan pakar pin: orang yang memotong wayar pin sepanjang hari adalah kurang silap daripada tukang pin solo master. Mari berhenti bercakap tentang pin.

Pada pagi musim sejuk pada tahun 1907, Henry Ford membawa Charles E. Sorensen ke Loji Piquette Avenue , sebuah bangunan kosong di Detroit yang akan menjadi tempat kelahiran kereta mampu milik pertama yang dikeluarkan secara besar-besaran di Amerika. Kami akan memulakan kerja baharu yang dia beritahu ketua pengeluaran.

Kilang Piquette Avenue di Detroit, Michigan. Tapak pelaksanaan proses perniagaan yang paling berpengaruh di dunia.

Ford menjelaskan ideanya untuk proses baharu. Daripada seorang tukang mencipta produk sahaja, semua orang telah diajar untuk melakukan salah satu daripada 84 pekerjaan yang mudah dan berulang. Dengan pendekatan baharu kepada proses ini, Ford mengurangkan masa pembuatan Model T turun daripada 12.5 jam kepada 2.5 jam.

Bukan sahaja kejayaan itu untuk akaun bank Ford, ia adalah salah satu detik paling revolusioner yang pernah berlaku, bukan sahaja dalam sejarah kereta atau pembuatan, tetapi dalam keseluruhan sejarah perniagaan.

Tiga jenis proses yang diperlukan oleh setiap perniagaan

Anda tahu itu proses ialah satu set arahan logik untuk dilaksanakan dari awal hingga akhir , tetapi adakah anda tahu bahawa terdapat tiga jenis proses? Ini adalah:

• Proses pengurusan
• Proses operasi
• Proses sokongan

Proses Pengurusan

Proses pengurusan tidak begitu tertumpu pada tugasan dari awal hingga akhir kerana mereka tertumpu pada perancangan dan mengunjurkan masa depan operasi syarikat.

Contoh proses pengurusan mungkin ialah CEO yang merancang cara terbaik untuk mengatur masa dan tenaga pasukan pemasaran untuk kempen pelancaran PR. Bahagian proses akan memperuntukkan sumber, mentakrifkan jangka masa dan menyemak bahawa sistem telah tersedia dan dioptimumkan.

Proses Operasi

Proses operasi melibatkan proses perniagaan teras anda. Jika anda sebuah syarikat kemeja-t, salah satu proses operasi teras anda ialah menerima pesanan melalui telefon. Seorang lagi akan mengeluarkan baju-t yang dihasilkan untuk dihantar.

tepi memadam profil

Apa sahaja yang perniagaan anda lakukan pada terasnya, proses kedap air harus disediakan untuk menjadikan perniagaan anda berskala dan cekap.

Proses Sokongan

Kejutan mengejut — proses sokongan menyokong proses pengurusan dan operasi. Syarikat bergantung pada proses ini untuk menyokong perancangan dan melakukan bahagian perniagaan. Proses ini seperti sokongan teknologi, kemasukan pekerja atau pengambilan pelatih.

Walaupun ini bukan perkara yang dilakukan oleh syarikat untuk menjana wang, mereka memudahkan aliran hasil utama dan menjadikannya proses pengurusan mempunyai sesuatu untuk diuruskan dan proses operasi adalah sebebas geseran yang mungkin.

Anatomi sesuatu proses

Apabila proses didokumentasikan di atas kertas (atau diharapkan, secara digital), ia dilakukan dalam bentuk dokumen prosedur operasi standard. Walaupun ia bukan jenis perkara yang anda ambil untuk membaca dalam penerbangan 18 jam, ia menjadikan proses lebih mudah untuk difahami, diedarkan, diajar dan dioptimumkan.

SOP boleh mengandungi:

• Pengepala dengan tajuk, tarikh, pengarang dan ID
• Senarai langkah demi langkah arahan
• Pasukan atau individu yang bertanggungjawab untuk melaksanakan setiap tugas
• Sumber (peralatan, wang, masa, pasukan sokongan) yang pengguna perlukan
• Rujukan kepada SOP lain

Lazimnya, perusahaan dan badan kerajaan akan membuat dokumentasi SOP yang kompleks. klik di sini untuk contoh dokumen pengenalan kepada set SOP yang dibuat oleh General Electric untuk pekerja yang bekerja dengan sistem terkawal UNICORN. Anda akan dapati terdapat jadual nombor kod dan sebutan SOP serta penjelasan istilah.

Dapatkan ekstrak daripada SOP sebenar untuk pembelian kenderaan di sini . Sekali lagi, ia sangat teliti dan menggunakan gaya yang sama yang digunakan oleh kebanyakan perniagaan untuk memastikan SOP adalah kedap air.

… Tetapi kadangkala, SOP tidak akan menjadi rumit ini.

Syarikat yang lebih kecil menulis proses yang cekap yang hanya menyelesaikan kerja, dan kurang keperluan untuk pengarang, dan ID SOP, apabila mereka ditulis dengan perisian SOP yang akan menciptanya secara manual. Perkara yang sama berlaku untuk bahagian rujukan, yang kini dilakukan dengan hiperpautan. Di bawah ialah SOP mudah yang dibuat oleh Process Street:

Proses masalah diselesaikan

Dalam Manifesto Senarai Semak — sebuah buku yang kita tidak boleh berhenti bercakap kira-kira — Atul Gawande bercakap tentang bagaimana dia melaksanakan proses keselamatan di hospital Johns Hopkins.

Ia kelihatan mudah, dan ia tidak sehebat idea lain yang mereka ada, seperti pembedahan robotik. Tetapi pada hakikatnya ia adalah alat yang paling berkesan yang boleh dilaksanakan, dan ia hanya sehelai kertas.

Ditinjau selepas pelaksanaan senarai semak, 78% kakitangan perubatan di hospital berkata mereka menyedari senarai semak menghalang ralat. Dan, bukti muktamad: 93% daripada pakar bedah mahu senarai semak digunakan pada mereka jika mereka berada di dewan bedah yang menjalani pembedahan.

Ini adalah prosesnya:

Contoh seterusnya ini adalah contoh yang lebih ketara dan membawa bencana.

Pada pagi hari paling panas dalam setahun — 17 Julai 1865 — dua kereta api yang kebanyakannya penuh dengan kanak-kanak berlanggar di Whitemarsh Township, Pennsylvania, membunuh kira-kira 60 dan mencederakan lebih 100.

Lukisan The Great Train Wreck tahun 1856 oleh artis yang tidak dikenali

Puncanya? Wikipedia mempunyainya tersenarai sebagai 'kesilapan manusia'.

Kereta api itu menarik lebih banyak gerabak daripada yang mereka boleh kendalikan, bermakna pemandu terpaksa berhenti secara berkala untuk mendapatkan semula tekanan enjin yang mereka perlukan untuk meneruskan. Dengan tingkah laku yang tidak menentu ini, kereta api tidak mengikut jadual dan tidak menyampaikannya kepada stesen sekitar.

Pemandu itu menyangka dia boleh menebus masa yang hilang dan mengikut jadual, jadi dia menghidupkan enjin, mengambil trek alternatif dan berfikir bahawa dia akan bebas daripada Aramingo , sebuah lagi kereta api berhenti dari Wissahickon pada masa yang sama.

Di selekoh buta, dandang kedua-dua kereta api itu terjejas dan menyebabkan letupan kedengaran sehingga 5 batu jauhnya. Tiga gerabak yang paling hampir dengan dandang telah diterbangkan menjadi serpihan, dan selebihnya terbakar dan tergelincir.

tinjauan senarai pengedaran e-mel

Sebagai tindak balas kepada bencana ini, Kereta Api Pennsylvania Utara menyesuaikan proses mereka. Mereka memutuskan bahawa tiada dua kereta api yang bergerak dalam dua arah akan berkongsi landasan yang sama, dan komunikasi telegram dengan stesen berdekatan diwajibkan.

Menggunakan proses dalam perniagaan anda

Pada masa kini, perniagaan tidak (biasanya) menunggu sehingga kegagalan bencana berlaku sebelum memikirkan proses. Jika anda tidak menggunakan proses secara rasmi, ia tidak terlalu awal.

Dapatkan sendiri akaun Process Street percuma dan mula mencipta proses, mensistemkan perniagaan anda dan membahagikan tugas. Seperti yang telah kita lihat, proses boleh meningkatkan produktiviti sebanyak 24,000%.

Dapatkan Panduan Lengkap Pengurusan Proses Perniagaan

Adakah pasukan anda terlepas tarikh akhir kerana tanggungjawab yang tidak menentu?

Adakah pekerja baharu mengambil masa terlalu lama untuk menaiki dan melatih?

Syarikat yang melaksanakan proses mempunyai kadar kejayaan 280% lebih tinggi pada projek mereka (95%) berbanding projek yang tidak (25%).

Mula mengurangkan kos dalam masa kurang daripada seminggu dengan mensistemkan kerja pasukan anda, memecahkan kesesakan dan menghapuskan masa dan usaha yang sia-sia.

Apa yang ada dalam buku itu?

• Apakah Proses? Panduan Tidak Membosankan untuk Orang Biasa
• Bagaimana Proses Melindungi Perniagaan Anda daripada Ranap dan Terbakar
• Mengapa Normalisasi Penyelewengan Mencederakan Syarikat Anda
• Apakah itu Pengurusan Proses Perniagaan? Pengenalan yang Sangat Mudah
• Analisis Proses Perniagaan (Tanpa Menguap Memecah Rahang)
• Mengapa Anda Perlu Bersusah payah dengan Pemodelan Proses Perniagaan
• Cara Beralih kepada Perisian BPM Apabila Anda Hanya Menggunakan Kertas
• Kejuruteraan Semula Proses Perniagaan: Perkara yang Perlu Dilakukan jika Perniagaan Anda Gagal
• Adakah Penyumberan Luar Proses Perniagaan Relevan untuk Perniagaan Kecil Anda?